关于印发《郊区统计局文件资料移交归档

暂行办法》的通知

区经开区、各乡镇办：

《郊区统计局文件资料移交归档暂行办法》在广泛征求意见的基础上，经局领导同意，现印发给各处室、中心，请遵照执行。

                                          郊区统计局

2023年8月16日

郊区统计局文件资料移交归档暂行办法

为进一步规范我局档案工作管理，发挥为党管档、为国守史为民服务的职责作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《机关档案管理规定》（国家档案局13号令）及市相关工作要求，结合我局工作实际，特制定本暂行办法。

第一部分 一般规定

一、机关档案种类

（一）文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；

（二）机关履行行业特有职责形成的统计档案；

（三）照片、录音、录像等音像档案；

（四）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案；

（五）印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案；

（六）其他档案。

前款（一）（二）（三）项包含传统载体档案和电子档案两种形式。电子档案与传统载体档案具有同等效力。

二、移交职责

（一）机关文书或业务处室应当指定人员，承担本处室文件材料的收集、整理和归档工作。

（二）机关文书或业务处室应当及时收集形成的归档文件材料，交局综合档案室专职档案员保管。

三、移交主体

局内档案资料移交主体为各处室，普查中心，具体工作由各处室兼职档案员负责收集、整理、归档、移交。

第二部分  移交范围

四、文书资料移交范围

（一）上级机关文件材料

1. 上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。

2. 上级机关印发的属于本机关主管业务并要执行的文件材料，以及普发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件材料。

3. 上级机关领导视察、检查、指导本机关工作时的重要指示、讲话等材料。

（二）本机关文件材料

1. 本机关党组、局长办公会及职工会议文件材料；

2. 本机关印发的各种正式文件底稿、打印稿及重要文件修改稿；

3. 本机关请示和上级机关的批复、批示；

4. 本机关及内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；

5. 本机关的统计资料、统计信息资料、统计报表等；

6. 本机关调查研究形成的文件材料；

7. 本机关工作人员从外域会议上带回与本机关有关的未经处理的文件材料；

8. 本机关内部机构、二级机构的设立、合并、撤销、更名、启用印章、人员编制的文件材料；

9. 本机关的机构沿革、大事记、年鉴；

10. 本机关制定的工作条例、制度等文件材料；

11. 本机关干部任免、调动、培训、职务评聘、录用、转正、定级、调资、离退休、抚恤、奖惩等文件材料；

12. 本机关的财产、档案等交接凭证、清册；

13. 本机关编印的各种内部和公开的刊物、资料的定稿、印件、样本；

14. 本机关与有关单位、个人签订的合同、协议书；

15. 本机关执法过程中形成的文件资料。

（三）同级机关和非隶属机关文件材料

1．同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务，但要执行的文件材料；

2．有关业务单位对本机关工作指导、监督、检查形成的重要文件材料；

3.同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要文件材料。

（四）下级文件材料

县（市）区统计局、开发区统计机构报送的文件、重要工作计划、请示、报告、总结及有关材料。

（五）党、团、工会工作活动中形成的文件材料

1. 工作报告、总结，换届选举过程性文件及结果；

2. 重要专项活动、主题教育的方案、实施情况、报告、总结等；

3. 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料。

五、会计资料移交范围

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书（见附件1-4）及其他具有保存价值的会计资料。

六、音像资料移交范围

（一）照片

1. 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

2. 国家、省、市领导，国家统计局、省统计局及非本系统的上级单位领导和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

3. 本单位组织或参加的重要活动（含外事）的照片。

4. 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大灾害及其他异常情况和现象的照片。

5. 其他具有保存价值的照片。

（二）录音录像

记录本单位主要职能和基本历史面貌的，具有保存价值的录音录像文件：

1. 工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等；

2. 主办或承办的本地区、本系统重大活动；

3. 国家、省、市领导，国家统计局、省级统计局领导，其他上级领导和著名人物来本单位检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关的重大活动；

4. 组织或参与处置的重大事件，包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等；

5. 记录本单位地址变迁、人物宣传的录音录像文件；

6. 执法活动形成的录音录像文件；

7. 本单位主持召开的新闻发布会、新闻专访、专题展览、普法宣传等音像材料；

8. 其他具有保存价值的录音录像文件。

七、实物资料移交范围

1. 区统计局在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、奖品等；

2. 区统计局举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等；

3. 公务活动中获赠的纪念品、礼品；

4. 上级领导及知名人士的题词、字、画等；

5. 区统计局自成立以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；

6. 个人捐赠的有重要保存价值的实物；

7. 其它有保存价值的实物。

八、科技资料移交范围

（一）设备资料

办公设备购置报告、招标文件、购物发票、开箱验收记录、调试、使用说明、维修记录、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和使用记录等文件资料。

（二）科研、基建材料

参照《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）、《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》规定收集、移交。

九、普查材料移交范围

（一）文件类

1. 各级党政机关有关普查工作的命令、决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题词；

2. 各级普查机构的请示、报告、通知、工作计划、简报、会议文件、会议记录、汇报提纲、总结；

3. 普查办法、普查方案、普查细则及重要的修改稿；

4. 普查公报；

5. 各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单；

6. 接待外宾的日程安排、谈话记录及出国考察报告；

7. 普查文件汇编。

（二）资料、表册类

1. 普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料(含计算机软 盘、光盘等为载体的电子文件材料)，填表说明及计算机应用程序软件等；

2. 行政区划代码本，地址编码本；

3. 普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材；

4. 内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇编；

5. 普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。

（三）音像、实物类

1. 普查工作中及普查会议的照片、录音带、录像带，电影片、电视片、幻灯片及整理汇编的相册、画册；

2. 有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、资料袋、软包装袋，普查机构印章等；

（四）普查工作的其它重要相关材料；

（五）国家统计局组织的进行的跨年度的各项重大统计调查，如全国1%人口抽样调查、全国投入产出调查、其他一次性调查形成的（一）（二）（三）类材料。

十、其他材料

1. 人事档案按照相关规定执行，局综合档案室不收集。

2. 公务电子邮件、社交媒体等档案参照文书档案收集范围规定执行，国家出台相关规定从其规定。

3. 网页信息，参照《政府网站网页归档指南》（DA/T80—2019）执行，应包括反映网站整体面貌的网站首页及栏目首页，反映本单位职能和网站功能的信息发布类页面、解读回应类页面、办事服务类页面、互动交流类页面，以及其他具有保存价值的页面。

第三部分  移交要求

十一、共性要求

1. 对属于收集与归档范围的文件、资料，应按照规定定期向局综合档案室或专职档案员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有、私自销毁或拒绝归档。

2. 各处室、普查中心兼职档案员应在工作完成、活动结束后及时收集、整理，完毕后即可移交局档案室，或按照局档案室安排统一移交，不得迟于次年6月底。

3. 各处室、普查中心兼职档案员应对材料的完整、价值、密级等进行鉴定。

4. 交接手续：

第一步：编制清册。兼职档案员将收集整理完毕的文件、资料，编制资料清单（见附件5），随材料一同移交，重要的资料要做好备份。

第二步：清点核对。专职档案员与移交人员当面逐件清点，对照移交清册等有关移交文件进行核对，双方共同确认无误。

第三步：填交接单。双方按要求逐项填写档案交接文据。

十二、个性要求

（一）文书资料

1. 文件材料要完整、齐全，体现历史联系和工作过程。纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并收集；正文和附件、请示和批复应一起移交。

2. 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

（二）会计资料

由财务处按照会计凭证、会计账薄、会计报表、其它等四类进行整理立卷，装订成册后，认真填写案卷封面、备考表，逐项填写，不得遗漏。当年会计档案暂由财务处保管，第二年由财务处编制会计档案移交、保管清册，移交局综合档案室统一管理。

（三）照片音像

1. 挑选主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁的照片、音像移交；底片、照片、说明应齐全；

2. 无底片的照片应制作翻拍底片;无照片的底片应制作照片。

3. 照片要写说明。其格式如下:

题 名 : （照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等。）

照片号: （由专职档案员写）

底片号: （由专职档案员写）

参见号: （由专职档案员写）

时  间: （如：19530302）

摄影者: （一般填写个人，必要时可加写单位。）

文字说明:（概括提示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充并注明照片版权、来源等。）

（四）实物

实物无损毁，事后即移交。

（五）普查材料

市普查机构、人口处、核算处等应在普查、调查结束后4个月内，将归档整理完毕的普查工作档案移交局综合档案室。

（六）网页信息

1. 整理完毕的归档网页信息应实时或定期以电子形式向局档案室移交,定期移交时间一般不晚于次年６月底。

2. 网页归档包括网站名称、网站域名、标题、栏目、发布时间、来源、关键词、作者、摘要、网址、采集时间、采集人等元数据。

（七）其他资料

参照相关规定执行。

十三 本办法自印发日起执行，原相关规定废止。具体内容由局综合档案室负责解释。

附件：1.会计档案移交清册

2.会计档案保管清册

3.会计档案销毁清册

4.会计档案鉴定意见书

5.郊区统计局档案（材料）移交清单

附件1

会计档案移交清册

附件2

会计档案保管清册

单位名称：                                                                                 年度：

注：电子会计档案须在“备注”栏中标示

附件3

会计档案销毁清册审批表

附件4

会计档案鉴定意见书

注：1.对已到保管期限的会计档案进行鉴定；2.意见栏填：继续保存（永久、10年、30年）；销毁等

附件5郊区统计局档案（材料）移交清单